Magang di Kedutaan Besar Republik Indonesia (KBRI) - Tips dan Cara #1

 

“Halo kak, bagaimana cara bisa magang di KBRI?”, berikut adalah salah satu DM pertanyaan mengenai magang di KBRI (Kedutaan Besar Republik Indonesia) yang saya terima baru-baru ini. Dalam satu bulan terakhir beberapa orang baru nge-reach out saya menanyakan hal yang sama, baik tentang prosedur hingga visa dan akomodasi. Lalu akhirnya di tengah malam ini saat saya masih terjaga, saya memutuskan untuk mengisi blog saya yang masih kosong dengan informasi mengenai magang di KBRI. Semoga sedikitnya informasi ini akan membantu teman-teman yang ingin mencicipi pengalaman internship di luar negeri ya.

KBRI (Kedutaan Besar Republik Indonesia) merupakan kantor perwakilan diplomatik yang berada di luar negeri. KBRI dipimpin oleh seorang Duta Besar dan bekerja di bawah koordinasi Menteri Luar Negeri. Sebagai kantor perwakilan negara Indonesia, KBRI mempunyai tugas bermacam – macam, mulai dari menjadi Wakil Indonesia dalam ratifikasi, melakukan penegakan hukum, meningkatkan usaha serta peranan Indonesia dalam perdamaian dunia, membina persahabatan di negara – negara tempat perwakilan, melindungi dan melayani serta memberi bantuan secara hukum kepada WNI yang berada di negara bersangkutan, dan lain-lain, yang secara lengkap tercantum dalam Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 108 tahun 2003 mengenai Organisasi Perwakilan Republik Indonesia di Luar Negeri.

Lalu bagaimana cara agar bisa magang di KBRI?

To the point, tidak semua KBRI membuka program internship. Namun, cukup banyak KBRI yang membuka kesempatan tersebut, baik bersifat terbuka [diumumkan melalui website atau akun sosial media resmi, dan merupakan bagian dari program kerja kantor perwakilan, ex: KBRI Den Haag (Belanda), KBRI Bangkok (Thailand), KBRI Hanoi (Vietnam), KBRI Beijing (China), KBRI Tokyo (Jepang)], dan bersifat tertutup [biasanya ditanyakan dahulu melalui email apakah sedang membuka kesempatan magang atau tidak, ex: KBRI Singapura, KBRI Stockholm (Swedia), KBRI Washington DC (Amerika Serikat), KBRI Manila (Filipina), KBRI London (Inggris), KBRI Bern (Swiss), KBRI Yangon (Myanmar), KBRI Bandar Seri Begawan (Brunei Darussalam), and the list goes on. Kemudian ada KBRI yang membuka program magang di bulan-bulan tertentu dengan jumlah posisi terbatas, dan juga ada yang buka sepanjang tahun. Kebijakan durasi magang di setiap KBRI juga berbeda-beda, dimulai dari 2 minggu, 2 bulan, 3 bulan sampai 6 bulan.

Baik kesempatan magang yang bersifat tertutup dan terbuka, keduanya secara umum memiliki persyaratan dokumen yang sama, seperti Transkrip nilai (biasanya pelamar min. Semester 5 (namun juga ada yang di semester 3 sudah bisa, riset dulu ya), kemudian CV, paspor (min. masa aktif setahun sampai enam bulan saat waktu magang dilakukan), Surat Keterangan Mahasiswa Aktif, Surat Rekomendasi dari kampus (atau Surat Permohonan Magang) dan Motivation Letter. Di beberapa kantor perwakilan, ada juga yang meminta dokumen persyaratan tambahan seperti surat keterangan kesehatan, SKCK (ex: KBRI Den Haag), dan sertifikasi bahasa Inggris TOEFL/IELTS (ex: KBRI Hanoi), bahkan ada juga keharusan membuat Essay dan bukti aktif keikutsertaan dalam organisasi dan kegiatan di luar kampus (Ex: KBRI Beijing). Lihat keterangan magang KBRI Beijing disini.

Tidak sampai disini permasalahan administrasi, setelah calon intern dinyatakan dapat melakukan kegiatan magang di kantor perwakilan, ada dokumen lanjutan yang harus dimiliki para intern, yaitu surat pernyataan mematuhi tata tertib yang diterapkan oleh KBRI, polis asuransi, Kartu ijin tinggal/ID Card/verblijfsvergunning (ex: KBRI Den Haag). Info magang di KBRI Den Haag disini. Semua kembali lagi kepada ketertarikan calon intern, jika memang sudah nge-klik dan semangat untuk mengejar pengalaman ini, saya rasa persyaratan diatas tidak akan terasa berat.

Berikut sedikit tips dari saya mengenai hal-hal yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan sebelum mengajukan permohonan magang kepada kantor perwakilan:

1. Pastikan negara yang ingin dituju merupakan negara yang benar-benar kalian sudah riset sebelumnya/yang disukai/setidaknya memiliki wawasan tentang negara tersebut. Banyak mengulik kisah-kisah magang di google, dan membaca update-an terbaru kantor perwakilan tersebut.
2. Perlu diperhatikan bahwa semua biaya magang ditanggung oleh pemagang (seperti biaya tiket PP, akomodasi, asuransi kesehatan, visa, transportasi lokal dan living cost). Namun, ada kantor perwakilan yang membantu dalam menguruskan Visa (apabila masa magang melebihi masa Akses bebas Visa/On arrival, atau memang bukan negara bebas visa bagi Indonesia). Kemudian juga ada kantor perwakilan yang menerapkan kebijakan bahwa pemagang hanya boleh magang selama masa bebas visa (contoh di KBRI Bangkok, yaitu 30 hari).
3. Tidak mengharapkan adanya biaya reimburse atau gaji dari program magang. Memang ada beberapa kantor perwakilan yang membayar para intern (as a paid internship), namun hanya beberapa saja. Tetapkan tujuan magang, bahwa pengalaman yang akan didapatkan akan jauh lebih berharga.
4. Jika ingin mengirimkan pertanyaan mengenai kesempatan magang terhadap beberapa KBRI yang ingin dituju, harus mengirimkan email dalam format formal. Mencantumkan salam, perkenalan, keperluan/pertanyaan dan kata penutup dengan kalimat formal EYD dan tidak disingkat-singkat, serta mencantumkan kontak (signature email). Hal ini akan memberi kesan bahwa teman-teman serius dan profesional. Selain itu, saya sarankan email ditujukan kepada fungsi sosial dan budaya/atase pendidikan KBRI tersebut yang biasanya memang menangani program magang. Di beberapa kasus juga ada yang menghubungi dahulu lewat akun resmi sosial media KBRI. 
5. Mengajukan permohonan magang beberapa bulan lebih awal dari tanggal magang. Beberapa KBRI yang sudah mengumumkan adanya program magang biasanya mendapat lebih banyak lamaran, dan  biasanya penempatan berdasarkan kualifikasi dan first-apply-first-serve basis.

Dulu yang saya lakukan sebelum mengajukan lamaran magang adalah saya nge-list negara-negara dimana kantor perwakilan yang saya minati. Pertimbangan saya adalah besar biaya, kemudahan akomodasi dan bertransportasi, kultur dan fenomena politik negara yang menurut saya menarik, yang kemudian hal ini juga menjadi bahan skripsi saya di semester berikutnya. Hal lain yang menjadi pertimbangan saya adalah unit/bidang di kantor perwakilan dimana kita akan ditempatkan. Beberapa KBRI mengharuskan para intern memilih satu bidang yang difokuskan selama masa magang, ada juga yang menerapkan sistem rolling (berpindah-pindah fungsi setiap periode yang telah ditentukan), dan juga ada yang menempatkan para intern secara random sesuai kebutuhan kantor. Selain itu, saat liburan panjang (Juli - Sept) menjadi waktu yang saya tetapkan untuk magang, dikarenakan di kampus saya magang bukanlah kewajiban atau bagian dari perkuliahan. Sehingga pilihan saat waktu libur adalah pilihan yang tepat.

Apakah hanya mahasiswa Hubungan Internasional (HI) saja yang bisa magang di KBRI?

Tidak, kesempatan sangat terbuka juga untuk mahasiswa jurusan lain. Hal ini tergantung pada kebutuhan dari kantor perwakilan. Kebetulan saat saya magang di salah satu KBRI, ada mahasiswa dari jurusan komunikasi. Walaupun, pada waktu itu tetap didominasi mahasiswa jurusan HI. Mahasiswa dari jurusan lain tidak perlu berkecil hati, saya rasa diterima tidaknya sebuah lamaran dinilai dari kualifikasi seorang mahasiswa. Jika ia menuliskan secara jelas tujuan magang/ unit yang dituju/ hal yang ingin diteliti, bisa saja ini menjadi pertimbangan pihak KBRI untuk menerima mahasiswa tersebut. Dari pengalaman saya, saya rasa mahasiswa dari jurusan manajemen, bisnis, desain (DKV), bahasa juga bisa ikut apply. Ini dikarenakan jobdesk yang dikerjakan juga menyangkut bidang-bidang diatas.

Lalu, applynya pake bahasa Indonesia atau bahasa Inggris ka?

Pertanyaan ini juga sering saya terima. Penggunaan bahasa boleh bahasa Indonesia, boleh bahasa inggris, asal keduanya dikirim dalam bentuk formal. Ada juga yang mengirimkannya sekaligus dua bahasa (bahasa Indonesia dan Inggris/bahasa tempat kantor perwakilan berada), seperti model newsletter yang biasa kita dapatkan dari institusi asing. Kalau saya waktu itu mengirimkan dalam bahasa inggris saja. Jadi bebas ya, jangan dibikin pusing. 

Apakah KBRI masih membuka program magang di kala pandemi?

Hampir semua program magang tutup tahun lalu, namun perlahan di 2021 di buka kembali. Untuk itu, teman-teman bisa cek di webnya masing-masing atau menghubungi via email ya.

Pedoman Magang ala KBRI Bangkok, download disini.

Saya akan bercerita tentang pengalaman magang saya di KBRI Hanoi di halaman berikutnya ya! click here.

Goodluck for you!

IG: @dilakanissa